管理会社とのコミュニケーション改善に向けたご相談｜専門家に無料相談できる賃貸経営Ｑ＆Ａサイトはお悩み大家さん

ご相談内容を拝見する限り、管理会社との関係が決定的に悪化しているというより、「オーナーが期待する業務」と「管理会社が考える業務範囲」に差があるように感じます。
まず、賃貸借代理契約書と賃貸運営業務委託契約書を確認し、入居時書類の回収・保管、原状回復の判定、修繕業者への指示、見積内容の確認、現地確認などが、どこまで委託業務に含まれているか整理してください。契約に定められていない業務は、管理会社が「管理料の範囲外」と考えていても不自然ではありません。

番号順にも回答します。

１．
管理会社の回答からすると、賃借人に書類を交付したものの、提出されなかったため保管されていないという意味だと思います。一般的な管理会社では、書類を交付した後は提出を待つ程度で、未提出の場合に何度も催促し、その経過を細かく記録するところまでは通常行いません。記録があっても、交付日が分かる程度でしょう。
重要なのは、催促回数を追及することではなく、内装確認書がないことで、入居時からの傷か入居後の傷かを判断できるのか、原状回復をめぐって賃借人と揉めないか、請求した費用を回収できるかという点です。
内装確認書がなくても請求自体は可能ですが、賃借人から「入居時からあった」と主張された場合、貸主側の反論資料が一つ不足します。そのため、入居前の写真、前回の工事記録、修繕履歴などが残っているか、退去時に何を根拠に負担区分を判断するのか、争いになった場合や未払いの場合に管理会社がどこまで対応するのかを確認するのがよいでしょう。

２．
設備が古ければ、経年劣化と判断されること自体は不自然ではありません。ただし、「設備が故障した原因」と「以前の点検で不具合を見落としたこと」は分けて考える必要があります。見落としがあっても、それが故障原因とは限りません。
また、一般的な管理会社の担当者は建築や設備の専門家ではなく、原因の判定まではできないことが多いです。「見落としが原因で故障したことを証明してください」と求めるより、実際に作業した業者に、不具合の状態、原因、潤滑剤で十分なのか、部品交換が必要かを確認してもらう方が現実的です。

３．
管理会社がどこまで見積内容を確認するかは契約によります。一般的な管理会社は、入居者から連絡を受け、業者を手配し、見積書をオーナーへ取り次ぐところまでが中心です。工事の必要性、施工方法、数量や単価の妥当性まで判断するには、建築の専門知識が必要です。
今後は、「管理委託契約上、管理会社が確認する範囲と、所有者自身が判断する範囲を具体的に教えてください」と確認するとよいでしょう。また、管理会社に判断を求めるより、「補修で済まない理由を業者に確認してください」「見積数量の根拠を確認してください」と具体的に依頼する方が、話が進みやすくなります。


今後の対応ですが、一度、責任者を交えて、所有者が判断する事項、管理会社が確認する事項、専門業者に確認する事項を整理することをおすすめします。３物件を同じ会社に任せているのであれば、書類の保管方法、修繕時の報告項目、工事承認の基準、原状回復時の確認方法などを共通ルールとして決めておくとよいでしょう。
一般的な管理会社は、契約管理、入居者対応、工事業者への取次ぎが中心で、建築的な原因判定や見積精査までは行えないことが多いです。修繕原因の確認、業者への指示、見積精査まで任せ、オーナーは最終判断だけをしたいのであれば、建築や原状回復の専門知識を持つ管理会社を選ぶ必要があります。その場合、費用は高くなりますが、オーナーの負担や不適切な工事を発注するリスクは減らせます。
まずは契約内容と実際の業務範囲を照合し、改善を求めてみてください。それでも求める管理体制との差が大きく、管理会社側に対応能力がないのであれば、管理会社の変更も検討してよいと思います。

管理会社として適切に業務がなされていないように思われます。
改善を求め難しいようであれば管理会社の変更を検討したほうが良いかもしれません