管理会社からの要請と入居者から直接聞いた話に食い違いがある場合、どう対処すべき？｜専門家に無料相談できる賃貸経営Ｑ＆Ａサイトはお悩み大家さん

このようなケースは良くあることです。
管理会社が話を盛っている場合もありますし、入居者がバツが悪くて誤魔化している場合もあります。「管理がいい加減なのかも？」と思う気持ちは分かりますが、担当者がプロとして適切なアドバイスをしてくれている場合もあるので、冷静な判断が必要です。
また、お話しの限りではあくまでも推測の域を出ていませんので何の証拠もありません。感情的に担当者を問い詰めたところで水掛け論になるだけですし、あなたにとっては決して良い結果にはならないでしょう。

管理会社が悪いと決め付け「話し合いを持ちたい」とか「改善をしろ」というような上からの要求をするのではなく、伝言でニュアンスが違うとあなたが入居者からの要求を大げさにとらえてしまうかも知れないからという理由で、今後は入居者から要求があった場合は、すべて入居者から書面で出してもらうようにして欲しいとすると良いです。
もし、それを拒否するようであれば管理会社の怠慢とも言えますので、最終手段として違う方法（管理会社の変更など）を検討すれば良いのではないでしょうか。

実際にコンサルタント業務を行っている不動産コンサルタントの間では、管理会社をむやみに変えても良い結果にならないという意見が多くなってきています。理由は、管理会社の能力は、一般的にどんぐりの背比べ状態なので、変えても良くなるケースはほとんどなく、能力ある管理会社は既に手一杯で受けてくれないことが多いからです。その様な理由から、管理会社を変えるのではなく上手く使うことが良いとされています。

今回の話だと入居者が正しい事を話しているか? 管理会社社員が正しいのかわかりません。
必ずしも入居者の言い分が正しいとは判断できない状況だと思います。
言えることは管理会社の言い分が正しかったとしても入居者が「そんなことは言っていない」という以上トラブルはないと判断してもいい状況にあると思います。
但し今後の為にクレームはFAX・メールで管理会社に送ってもらいそれを管理会社から転送してもらうことにすれば安心できると思います。
仮に管理会社の言い分が正しかった場合出ていくというのは家賃を下げさせるためのブラフの可能性もあります。もともと出ていく気が無いので大家さんには言いづらいという事も可能性としてはあります。
通常であれば管理会社からわざわざクレームを造って大家さんに伝える理由が見つからないので別の理由が無い限り管理会社担当者が実際にそのような大げさな内容を伝える理由が見つかりません。

まずは事実関係を整理して、管理会社の担当と話し合うべきだと思います。
不安が払しょくできなければ、管理会社の変更を検討せざるを得ないでしょう。

自主管理オーナーさんのための不動産会社

入居者様と管理会社との話の食い違いをなくす為には入居者様の苦情、要望書などは書面で頂くことです。きっちりした管理会社は当然そのくらいは出来るはずです。そしてオーナー様が書面で回答されるとお互いにいい関係になります。